Vorlage - VO/2015/273  

Betreff: Budget Fachdienst 51 – Jugend
- Genehmigung einer überplanmäßigen Ausgabeermächtigung -
Status:öffentlichVorlage-Art:Vorlage öffentlich
Unterzeichner/in:van Lessen (i. V.)
Federführend:FD 20 - Finanzen und Beteiligungscontrolling   
Beratungsfolge:
Kreisausschuss Vorberatung
Kreistag Entscheidung
21.12.2015 
Sitzung des Kreistages ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag:

Erforderliche Mehrausgaben für den Bereich der Transferaufwendungen im Teilhaushalt des Fachdienstes Jugend (Erziehungshilfen, Kindertagesbetreuung, und Erstattungen an anderer Jugendämter) in Höhe von 750.000 € werden im Haushaltsjahr 2015 überplanmäßig zur Verfügung gestellt.


Sachverhalt:

Die Haushaltssituation im Fachdienst 51 spitzt sich aktuell bis zum Jahresende nochmals deutlich zu.

Auszahlungen im Bereich

 

  • der Erzieherischen Hilfen bei der Heimerziehung, unter anderem für unbegleitete minderjährige Ausländer/innen (UMA),
  • der Abrechnungen von Kostenerstattungen an andere Jugendämter und
  • Abrechnungen für die Übernahme von Kita-Gebühren aus Jugendhilfemitteln

 

haben inzwischen sämtliche auch durch die überplanmäßige Ausgabegenehmigung vom 27.11.2015 erhöhten Ansätze des Fachdienstes Jugend aufgezehrt.

 

Es sind aber noch Ausgabebuchungen vorzunehmen, die dem Jahr 2015 zuzurechnen sind, aber im Moment nicht ausgezahlt werden können, da die betreffenden Ansätze erschöpft sind.

 

Insbesondere der nicht abzuschätzende deutliche Anstieg der UMA-Zahlen in den letzten Wochen führt zu höheren Mehraufwendungen. Im November wurde noch mit UMA-Zuweisungen in einer Größenordnung von 30 bis 40 bis zum Jahresende kalkuliert. Inzwischen sind dem Landkreis 100 UMA zur Unterbringung zugewiesen. Eine Vielzahl befindet sich bereits in Jugendhilfeeinrichtungen, für die noch Rechnungen für 2015 vorliegen bzw. noch erwartet werden.

 

Ebenfalls sind in den letzten Tagen des Jahres noch hohe Erstattungsabrechnungen anderer Jugendämter eingegangen, die periodengerecht dem Jahr 2015 zuzurechnen sind und noch abgewickelt werden sollen.

 

Auch im Bereich der Übernahme der Kindertagesstätten-Gebühren ist ein gestiegener Bedarf absehbar. Hier haben Kommunen erst in den letzten Tagen die Direktbuchungen in den Haushalt des Landkreises vorgenommen, so dass der tatsächliche Mittelabfluss erst jetzt in seinen Konsequenzen deutlich wurde.

 

Dies alles zusammen genommen führt zu einer überplanmäßig notwendigen Summe von hochgerechnet insgesamt 750.000 €

 

Im Detail ergänzt FD 51 die Ausführungen wie folgt:

 

„Aufgrund der Kurzfristigkeit haben wir die Finanzbedarfe für die überplanmäßige Ausgabe drei Bereichen zugeordnet und überschlägig zusammengetragen. Minderaufwendungen bei einzelnen Konten sind dabei schon berücksichtigt worden. Eine tiefergehende differenzierte Aufbereitung aller vorliegenden Einzelfälle und Rechnungen erfolgt erst mit den einzelnen Buchungen.

 

Demnach ergibt sich folgende Aufteilung des neuen Finanzbedarfs:

 

  • 550.000 € für den Bereich Hilfen zur Erziehung/Heimerziehung
  • 100.000 € für Kostenerstattungen an andere Jugendhilfeträger
  • 100.000 € für den Bereich der Kita-Gebühren im Bereich der Kindertagesbetreuung

 

Zur Erklärung, warum in den letzten beiden Jahren jeweils am Jahresende doch starke Probleme bei der Abschätzung des genauen Finanzbedarfs im FD Jugend aufgetreten sind, ist zu bedenken, dass in zurückliegenden Jahren viele Trägerabrechnungen und Erstattungsforderungen anderer Jugendämter, die in den letzten Wochen und Tagen des laufenden Jahres eingingen erst im Folgejahr gebucht wurden. Die periodengerechte Zuordnung erfolgte dann durch Abgrenzungsbuchungen im Kontext der Vorbereitung der Jahresrechnung. In diesem Zusammenhang erfolgten dann auch die Bewilligungen überplanmäßiger Ausgaben, soweit sich dafür die Notwendigkeiten ergaben.

 

Seit einer Verfahrensumstellung im letzten Jahr haben die Träger auf Anforderung des Fachdienstes möglichst sämtliche Abrechnungen zeitnah noch im laufenden Haushaltsjahr vorgenommen. Auch im aktuellen Jahr wollte der Fachdienst soweit irgend möglich alle Buchungen noch im Dezember vornehmen und damit den laufenden Haushalt periodengerecht belasten. Diese Verfahrensumstellung war zwischen der Kämmerei und der Verwaltungsführung auch so abgestimmt.

 

Der Zugang von Rechnungen in den letzten 2 bis 3 Wochen hat dabei in der Addition einen Umfang angenommen, den wir so bei der Beantragung der überplanmäßigen Ausgabe im November nicht eingeschätzt haben. Zum Teil sind einzelne Rechnungen und Erstattungsforderungen für 2015 in fünfstelliger Höhe eingegangen, die z. B ein komplettes Jahr umfassten. Auch Direktbuchungen der Kommunen in das KiTa-Produkt führten zu einem hohen Mittelabfluss gerade in den letzten Tagen noch vor dem Buchungsschluss, den wir so nicht abgesehen haben. Unsere Budgetmittel wurden dadurch aufgezehrt.

 

Dass wir im Fachdienst derartige Entwicklungen nicht valide prognostizieren konnten, ist ein ärgerliches und nicht hinnehmbares Manko. Diesen Missstand werden wir für den neuen Haushalt durch den Aufbau eines neuen Prognosesystems beseitigen.

 

Bisher wurden über unser EDV-Fachverfahren keine auf den Einzelfall bezogenen Ausgabehochrechnungen bis zum Jahresende vorgenommen. Wir haben diese „Prognosen“ bisher nur überschlägig „händisch“ vorgenommen, was mit entsprechenden Ungenauigkeiten behaftet war. Ferner haben wir Prognoseberechnungen ergänzend anhand des Mittelverbrauchs bei den einzelnen Sachkonten vorgenommen. Dieser tatsächliche Finanzverbrauch erweist sich aber dann als trügerischer und unbrauchbarer Prognosewert, wenn Träger (was man nicht auf „Knopfdruck“ feststellen kann) in den letzten Tagen des Jahres noch offene Forderungen in großem Umfang abrechnen. Dieses sprengt unsere zu optimistisch vorgenommen Prognosen soweit sie den bisherigen Mittelabfluss mit in den Blick genommen haben.

Dies trägt dann mit zu den Ungenauigkeiten und der Misere bei, die wir auch im Fachdienst selbstkritisch beklagen und abstellen wollen.

 

Das System eines neuen, auf unserer EDV-Buchungssoftware basierenden Prognose-verfahrens ist mit unserem Softwareanbieter bereits konzipiert und umsetzungsreif entwickelt. Es wird in den ersten Januarwochen für das kommende Haushaltsjahr eingesetzt.

Jeder Einzelfall wird dann mit seinem Finanzbedarf bis zum Jahresende (oder zum definierten Hilfeende) über die Software hochgerechnet und mit dem Mittelabfluss aus dem Haushalt abgeglichen. Tatsächlich erfolgter und nach den Hochrechnungen noch zu erwartender Mittelabfluss werden dann zusammen mit den absehbaren und prognostizierten Neufällen zu einem künftig valideren Prognosesystem zusammengeführt.

 

Zudem befindet sich das gesamte Haushalts- und Finanzcontrolling im Fachdienst 51 in einem personellen und organisatorischen Neuaufbau, um die schon vorbereiteten Instrumente (siehe oben) verknüpft mit einem kontinuierlichen Berichtswesens aufzubauen und nachhaltig anzuwenden.“

 

 

Zur Gegenfinanzierung sind die Möglichkeiten innerhalb des Fachdienstes bereits ausgeschöpft worden, so dass die Mehraufwendungen nur im Rahmen der Gesamtdeckung finanziert werden können.

 

Im Bereich der UMA-Aufwendungen ist eine Deckung durch Erstattungsleistungen des Landes möglich. Diese erfordert jedoch gesonderte Einzelabrechnungen, die erst im Laufe des Jahres 2016 erfolgen können.