Landkreis Diepholz

ZUGANGSÖFFNUNG E-MAIL

1. Mit Einrichtung der zentralen Eingangsadresse poststelle@diepholz.de hat der Landkreis Diepholz den elektronischen Zugang für die E-Mail-Nutzung geöffnet.
    
2. In einem Verwaltungsverfahren mit Schriftformerfordernis muss die E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Übrige Formen der elektronischen Signatur sind nicht zulässig. Die qualifizierte elektronische Signatur kann entweder an der E-Mail oder an einem beiliegendem Dokument angebracht sein. Ist lediglich ein Dokument signiert, bezieht sich die Signatur nur auf dieses Dokument. Ist hingegen die E-Mail signiert, umfasst die Signatur den Nachrichtentext sowie beiliegende Dokumente. Beiliegende Dokumente müssen in einem zulässigen Dateiformat angehängt sein.
   
   
3. Mithilfe eines privaten Signaturschlüssel (Chipkarte oder neuer Personalausweis), einer Signatursoftware und einem Kartenlesegerät (Gerät oder kompatibles Smartphone), können E-Mails und Dokumente qualifiziert elektronisch signiert werden.
   
   
4. In einem Verwaltungsverfahren gilt eine Nachricht dann als zugestellt, wenn Ihre qualifiziert signierte E-Mail im Postfach der Eingangsadresse poststelle@diepholz.de eingetroffen ist. Die Zustellung erfolgt hierbei über öffentliche und private Übertragungswege. Das Eintreffen einer E-Mail am Mailgateway (MX-Record) wahrt keine Frist. Das Eintreffen einer E-Mail am Mailgateway (MX-Record) ist auch kein Nachweis, dass Ihre Nachricht in der Eingangsadresse zugestellt worden ist. Zwecks Vermeidung schadhafter und unerwünschter E-Mails setzt der Landkreis Diepholz eine Software zur Identifizierung solcher Nachrichten ein. Durch den Prüfmechanismus können E-Mails entfernt werden und erreichen möglicherweise nicht die gewünschte Eingangsadresse.
   
   
5. Muss in einem Verwaltungsverfahren der Eingang Ihrer Nachricht garantiert sein oder muss in einem Verwaltungsverfahren eine Frist gewahrt werden, empfiehlt der Landkreis eine andere Möglichkeit der elektronischen Kommunikation zu nutzen. Die E-Mail ist kein geeignetes Mittel diese Anforderungen sicherzustellen!
   
   
6. Sind Sie als Absender einer E-Mail bereit, das Risiko einer Nichtzustellung Ihrer Nachricht oder das Risiko einer verspäteten Zustellung Ihrer Nachricht zu tragen, berücksichtigt der Landkreis Diepholz in einem Verwaltungsverfahren Ihre eingetroffene E-Mail, sofern diese qualifiziert signiert ist, fristgerecht im Postfach der Eingangsadresse poststelle@diepholz.de vorzufinden ist und keine unzulässigen Dokumente im Dateianhang enthält. Eine automatische Eingangsbestätigung wird nicht versendet.
   
   
7. Der Landkreis Diepholz weist darauf hin, dass die Übertragung von E-Mails im Internet unverschlüsselt stattfindet. Aus Datenschutzgründen kann in einem Verwaltungsverfahren die weitere Kommunikation mit Ihnen häufig nicht über E-Mail erfolgen. 

ZUGANGSÖFFNUNG EGVP

Das EGVP (Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach) wird üblicherweise in der Kommunikation zwischen Behörden und Gerichten eingesetzt. Die Nutzung dieses Dienstes durch Privatpersonen ist zwar möglich, aber in der täglichen Praxis meist unüblich. Dennoch finden Sie hier Informationen, wie Sie auch über den EGVP-Dienst rechtsverbindlich mit dem Landkreis Diepholz kommunizieren können: 

1. Mit Einrichtung der zentralen Eingangsadresse safe-sp1-1403082598438-015614510 hat der Landkreis Diepholz den elektronischen Zugang für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) geöffnet.
   
   
2. In einem Verwaltungsverfahren mit Schriftformerfordernis muss die EGVP-Nachricht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Übrige Formen der elektronischen Signatur sind nicht zulässig. Die qualifizierte elektronische Signatur kann entweder an der EGVP-Nachricht oder an einem beiliegendem Dokument angebracht sein. Ist lediglich ein Dokument signiert, bezieht sich die Signatur nur auf dieses Dokument. Ist hingegen die EGVP-Nachricht signiert, umfasst die Signatur den Nachrichtentext sowie beiliegende Dokumente. Beiliegende Dokumente müssen in einem zulässigen Dateiformat angehängt sein.
   
   
3. Mithilfe eines privaten Signaturschlüssel (Chipkarte oder neuer Personalausweis), einer Signatursoftware und einem Kartenlesegerät (Gerät oder kompatibles Smartphone), können EGVP-Nachrichten und Dokumente qualifiziert elektronisch signiert werden.
   
   
4. In einem Verwaltungsverfahren gilt Ihre Nachricht als zugestellt, wenn im EGVP-Übertragungsprotokoll die Datenübertragung erfolgreich vom System quittiert ist.    
   
   
5. Das Zusenden einer EGVP-Nachricht an den Landkreis Diepholz bedeutet nicht, dass der Landkreis Diepholz diesen Dienst automatisch als Rückkanal nutzen kann. Wünschen Sie im weiteren Verlauf des Verwaltungsverfahrens die Kommunikation per EGVP, öffnen Sie bitte den Zugang, indem Sie Ihrer Nachricht eine Erklärung beifügen. Die Abgabe Ihrer Willenserklärung können Sie unkompliziert tätigen, indem Sie folgenden Mustertext in Ihre Nachricht einfügen:
   
   >>> Ich wünsche die weitere Kommunikation in diesem Verwaltungsverfahren mit dem Landkreis Diepholz über EGVP. Mit ist bekannt, dass eingehende Nachrichten seitens der Kreisverwaltung fristgerecht zugestellt sind, sobald diese mein EGVP-Postfach erreichen.
   
   Anschl. kommuniziert der Landkreis Diepholz mit Ihnen über EGVP. Eine Nachricht gilt auch dann als rechtswirksam zugestellt, wenn Sie diese nicht vom Server abrufen, das heißt, Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie Ihren Posteingang beobachten und eingegangene Nachrichten lesen. Der Landkreis Diepholz erhält durch das EGVP-Übertragungsprotokoll den Beleg, dass für Sie bestimmten Nachrichten ordnungsgemäß zugegangen sind.